Events & Messen: Checklisten sind das A und O

Gerade, wenn es auf die Spielwarenmesse oder ein Event zugeht, kann es schon mal hektisch werden. Kennt ihr das? Du bist angespannt, musst alles auf dem Schirm behalten und dabei trotzdem freundlich bleiben. Wir sind schließlich Dienstleister. Und da kommen die altbewährten Checklisten ins Spiel. Ohne die wäre man unter Zeitdruck aufgeschmissen: „Jetzt noch die letzten Mails verschicken, Pressemitteilung vom Kunden freigeben lassen, Herrn Krahl anrufen, ob er nicht doch am Stand vorbeischauen mag, Termine checken, schauen, ob noch jemand wichtiges fehlt und prüfen, wie weit die Mitarbeiter mit den Pressemappen sind…“ Erstaunlicherweise schaffe ich es meistens neben meinen eigenen To Do’s, noch die der Mitarbeiter im Blick zu behalten. Ich merke aber auch, dass es umso schwieriger wird, je mehr Dienstleistungen wir abdecken und je mehr Kunden wir betreuen. Und ich muss auch nicht mehr in jedes Detail involviert werden. Es reicht, wenn meine Mitarbeiter das tun und mich auf dem Laufenden halten. Zum Thema „loslassen“ und „abschalten“ an anderer Stelle mehr :-).

 

Vorbereitung zur Messe

Wenn wir eine Messe vorbereiten, haben wir unsere Timeline und die Checkliste an der Hand, damit uns nichts durchrutscht. Typischerweise versenden wir ca. acht Wochen vor Beginn der Spielwarenmesse eine Ankündigung inklusive ein bis zwei Fokus-Produkten an Fach- und Endverbrauchertitel. Im Januar geht dann noch einmal eine Einladung an die Presse mit Interviewpartnern, die für Gespräche zur Verfügung stehen. Die Termine, die mit Fach-, Eltern- und –Kindermedien nicht ohnehin schon im Dezember stehen, werden ab der zweiten Januarwoche vereinbart. Der Nachruf der tagesaktuellen Medien beginnt dann etwa eine Woche vorher. Gerade TV ist sehr kurzfristig und entscheidet nicht selten am Tag zuvor, ob und wenn ja, welcher Redakteur zur Press Preview fährt. Während des so genannten „Call-Rounds“ werden die Terminpläne angelegt und die Termine etwa eine Woche vorher bestätigt. In den Terminplänen legen wir kurze Medien- und Journalistenprofile an, damit der Kunde weiß, worum es geht und was wir mit den verschiedenen Titeln bereits umgesetzt haben.


Kamera- und Medientraining

Die Press Preview, einen Tag vor offiziellem Beginn der Spielwarenmesse, eignet sich hervorragend für tagesaktuelle Medien, um sich einen Überblick über die neuesten Spielwarentrends zu verschaffen! Da ist es natürlich hilfreich, auf TV-Interviews vorbereitet zu sein. Hier greifen wir auf die Kompetenz aus unserem Netzwerk zurück. Ulrich Gartner von Gartner Communications ist Profi in Sachen Medientraining und Krisenkommunikation. Viele mittelständische Unternehmen beschäftigen sich gar nicht mit den Themen, obwohl sie so wichtig sind. Ein Medientraining oder eine Krisensimulation mit Ulrich Gartner kann ich also nur jedem ans Herz legen, der sich auf den Ernstfall vorbereiten will. Und das sollte jeder. In Zeiten von Social Media verbreiten sich negative Nachrichten wie ein Lauffeuer. Die Kunst ist damit umzugehen. Und der Umgang erfordert Vorbereitung.

Wie bereitet ihr euch auf Messen vor? Habt ihr schon mal ein Medientraining oder eine Krisensimulation (im Unternehmen) umgesetzt?

Von | 2018-01-30T09:48:24+00:00 29. Januar 2018|Blog|0 Kommentare