Kürzlich stand ein besonderer Termin bei blattertPR an: Statt unserem Tagesgeschäft mit Media- und Influencer-Relations, Social-Media-Content- und Community-Management, Clippings, Anzeigenhandling und dem Versand von Rezensionsexemplaren nachzugehen, haben wir uns drei Stunden Zeit genommen – für uns als Team. Dabei unterstützt hat uns Business-Coach Jasmin Meranius von femolution. Für einen Teamcoaching-Workshop kam sie zu uns in die Agentur am Mainufer.

Gleich vorweg: Es gab keine vertrauensbildenden Spiele oder ähnliches! Es war also kein klassisches „Teambuildung-Event“, wie viele es kennen. Von Jasmin bekamen wir einige Tage vorher einen Fragebogen, in dem unsere Erwartungen an das Coaching und die Ziele abgefragt wurden. Für einige von uns war das ein wenig schwierig zu beantworten, da wir noch nicht greifen konnten, was uns erwarten würde. Am Ende zeigte sich aber, dass das ganze Team die gleiche Zielsetzung hatte: Noch effizienter kommunizieren, Faktoren identifizieren, die uns Zeit und Energie bei der Arbeit rauben und damit den Workflow hemmen.

Wir optimieren: Rollenklarheit

Wir begannen damit, Jasmin die Rollen innerhalb des Teams zu beschreiben und schon waren wir mittendrin im Coaching. Denn auch wenn jede ihren Aufgabenbereich hat, überschneidet sich manches im Alltag und Zuständigkeiten werden auch mal unbemerkt als „heiße Kartoffel“ weitergereicht. Mit diesem Bild beschreibt Jasmin anschaulich Aufgaben, die von einer zur anderen geschoben werden, weil niemand sich wirklich verantwortlich fühlt. Im schlimmsten Fall geht der Task unter, weil alle Beteiligten denken, die jeweils andere würde sich drum kümmern. Um solche Szenarien zu vermeiden, half uns Jasmin, unsere Rollen zu reflektieren. Außerdem schauten wir zusammen genau, an welchen Stellen in der internen Kommunikation geschraubt werden kann. Grundsätzlich waren wir uns einig, dass diese im Team immer wertschätzend und auch in stressigen Situationen ruhig und konstruktiv ist. Trotzdem konnten wir einige Punkte identifizieren, die wir verbessern können, z. B. das hohe Email-Aufkommen, die unterschiedlichen Tools zur Organisation, die wir nutzen oder die Art der Aufgabenkommunikation.

Diese Maßnahmen haben wir festgehalten, um die Organisation unserer täglichen Aufgaben noch geschmeidiger zu machen:

 

  • Email: Kolleginnen nur dann in CC setzen, wenn diese wirklich involviert sind
  • In Tools wie Trello Benachrichtigungseinstellungen anpassen
  • Kommunikation von Aufgaben in weniger Schritten
  • Klare Zeitvorgaben/Deadlines für zeitkritische To Dos
  • Aufgaben im Team delegieren, wenn abzusehen ist, dass man selbst es nicht innerhalb der Zeit schafft
  • Emails und WhatsApp-Nachrichten nur während der Arbeitszeiten (außer natürlich in dringenden Fällen)

 

Wir optimieren: Verantwortlichkeiten

Damit war der erste Block geschafft und ich war überrascht, wie schnell und klar Jasmin Stärken und Schwächen im Team herausgearbeitet hat, indem sie uns selbst reflektieren ließ. Nachdem die Punkte erst identifiziert waren, kamen die Verbesserungsansätze wie von allein.

Als nächstes machten wir uns an die Verantwortlichkeiten. Wir haben eine flache Hierarchie bei blattertPR, aber jede von uns hat aber natürlich ihren festen Platz und Aufgabenbereiche im Team. Diese hatten wir in der Rollenverteilung schon abgesteckt und schauten nun nochmal genau auf die Verantwortlichkeiten: Wir reflektierten, ob uns immer der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einer Verantwortlichkeit klar ist. Das fand ich besonders spannend, da sich hier zeigte, dass wir an dieser Stelle Ressourcen sparen können. Liegt die Verantwortlichkeit bei mir, brauche ich keine Zweitmeinung einzuholen und spare wertvolle Zeit – nicht nur meine, sondern auch die der Kolleginnen. Die „heiße Kartoffel“ von vorhin wird also nicht weitergereicht, wenn ich für sie verantwortlich bin (das gilt natürlich nicht für einen zweiten Blick auf Texte etc., dafür muss im Zuge der Qualitätskontrolle immer Zeit sein).

Folgendes haben wir nochmal festgehalten:

  • Miriam: blattertPR, Social Media, New Biz, Eigen-PR, Qualitätssicherung, Media Relations, Client Lead SmartGames, PAIDI, Rollplay
  • Sabine: Buchhaltung, Qualitätssicherung, Personalien, Website, Media Relations, Client Lead Silverlit, Monchhichi, ENGEL
  • Betina: Media + Influencer Relations PAIDI, ENGEL, SmartGames, Mediaplanung
  • Cansu: Community Management, Content Management, Reporting, Media Relations blattertPR, Rollplay, Monchhichi, Silverlit
  • Zuhal: Content Plan, Community Management, Content-Produktion, Influencer Relations, Reporting PAIDI, Silverlit, ENGEL

 

Fazit

Hat das Teamcoaching meine Erwartungen erfüllt? Ich war jedenfalls erleichtert, dass wir uns nicht rückwärtsfallen und vom Team auffangen lassen mussten – ich glaube nicht, dass solche Übungen uns so viel gebracht hätten wie Jasmins Coaching. Ich war überrascht, wie geschickt sie uns durch den Workshop geführt und uns unsere Stärken und Schwächen selbst hat herausarbeiten lassen – eigentlich waren das durchweg Punkte, die im Grunde jede von uns über sich weiß, die aber manchmal „verschüttet“ sind. Es ist erstaunlich, wie ein wenig Anleitung und ein Blick von außen uns auf die kleinen Stellschrauben aufmerksam gemacht haben, die unser Team noch harmonischer machen und uns effizienter arbeiten lassen. Wir haben tatsächlich schon gemerkt, dass die „Zahnräder“ in unserem Teamgefüge noch besser ineinandergreifen. Letztendlich steigern wir dadurch nicht nur das Output unserer Arbeit, sondern halten auch das Stresslevel für den doch manchmal anspruchsvollen Alltag in einer wachsenden Agentur niedrig. Besonders schön war auch die „warme Dusche“ am Ende, bei der wir uns nochmal gegenseitig sagen konnten, was wir aneinander schätzen. Die investierte Zeit hat sich definitiv gelohnt – wir mit einem guten Gefühl und voller frischem Tatendrang wieder an die Arbeit!