Jeder, der in der PR-Welt zu Hause ist kennt das: Eine Pressemitteilung soll versendet werden, es fehlt noch ein 1000-Zeichen-Text, Social-Media-Posts müssen weiter getextet und Kooperationsanfragen koordiniert werden. Gerade will man etwas anfangen zu schreiben und schon klingelt das Telefon. In der PR-Welt ist das nicht ungewöhnlich, sondern Alltag!

Laut dem Online-PR-Portal PR Daily ist das einer der Hauptfaktoren mit denen gerade Berufseinsteiger zu kämpfen haben. Aus eigener Erfahrung kann ich das nur bestätigen, denn gerade am Anfang versucht man einfach ALLES zu schaffen. Hier musste ich schnell lernen, sich effizient zu organisieren, Prioritäten abzuwägen und vor allem das richtige Zeitmanagement zu finden. Das geht natürlich alles nicht von heute auf Morgen, doch mit der Zeit schafft sich jeder seine eigenen Routinen und Systeme. Was mir dabei besonders geholfen hat, habe ich hier zusammengefasst:

1. Listen erstellen

Wie ich schon in meinem letzten Beitrag beschrieben habe, ist das Schöne an der PR-Arbeit in einer Agentur, dass hier vielseitige und abwechslungsreiche Aufgaben für unterschiedliche Kunden auf einen warten. Doch hier kommt schnell Einiges zusammen und die Liste wird immer länger und länger.

Neben den eigenen To Do’s ist es genauso wichtig zu wissen, an was die anderen Team-Mitglieder arbeiten. Hier unterstützt uns das Programm Trello! Trello ist eine Projektmanagement-Software, mit deren Hilfe man sogenannte Boards erstellen und mit anderen Mitgliedern in Listen aufteilen kann. Pro To Do können hier also Karten mit Checklisten und Fristen angelegt werden. Je nachdem wer an der Aufgabe beteiligt ist, kann zur Karte hinzugefügt werden und erhält Benachrichtigungen sobald hier jemand etwas updatet. Pflegen alle akribisch ihre Karten, weiß jeder, woran der andere gerade arbeitet und welche Punkte noch offen sind!

2. Prioritäten setzen

Was ist wichtig und was nicht, was muss jetzt erledigt werden und was hat noch ein bisschen Zeit? PR Daily empfiehlt hier die sogenannte 2-Minuten-Regel. Kann etwas innerhalb zwei Minuten erledigt werden, wird es sofort erledigt. Alles darüber wird erst mal nach hinten geschoben. Natürlich lässt sich diese nicht immer anwenden, aber so können immerhin schon einmal kleine To Dos weggeschafft werden und der Kopf ist frei für die zeitintensiveren Aufgaben.

3. Pausen einhalten

 Das Wichtigste zum Schluss: Pausen einhalten und vor allem genug Essen und Trinken. Natürlich möchte jeder schnell seine Sachen vom Tisch haben, um wieder etwas Luft zu haben, jedoch darf die Qualität niemals darunter leiden. Ein richtiges Maß an Pausen oder einfach mal tief durchatmen, zur Ruhe kommen und dann wieder voller Elan durchstarten kann manchmal Wunder bewirken.